Gestione documentale evoluta


Infinity DMS è un'evoluta soluzione  (basata sulla tecnologia Zucchetti) con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

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risparmio di tempo

meno tempo per cercare le informazioni e condividerle


meno costi

meno denaro speso in carta grazie alla completa dematerializzazione dei flussi documentali


migliore efficienza

organizzazione ottimale dei processi documentali

Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare. Ogni utente ha a disposizione uno spazio di lavoro virtuale accessibile attraverso la propria scrivania (MyDesk)in cui accedere alle informazioni, eseguire transazioni e collaborare con altri utenti dell'ecosistema aziendale.

Funzionalità

ricezione e acquisizione

Consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato. L'acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazioni dei documenti cartacei, o in maniera massiva e si può provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni.

protocollazione

La protocollazione dei documenti in ingresso/uscita, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di "inviare" direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto, con una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente i tempi di condivisione e collaborazione.

Classificazione

Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche "classi documentali" liberamente create e gestite dall'utente; è disponibile un'apposita interfaccia che permette di rendere automatica la classificazione di documenti mediante il riconoscimento dl contenuto del documento stesso (zone testuali, barcode e OCR zonale).

Versioni e revisioni

Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l'evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione. E' possibile mediante il componente Infinity Connect effettuare modifiche al documento archiviato on line oltre a facilitare l'archiviazione dei documenti off-line. Il componente consente di avere la sincronizzazione dei documenti in locale ed il server dms.

condivisione

La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune azioni. Attraverso il Business Process Managenment l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.


distribuzione

Gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti, controllandone lo stato di completamento. i modi per mettere a disposizione o distribuire documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:
- direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk)
- liste automatiche di distribuzione
- protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto

Moduli aggiuntivi

business process management

Consente di disegnare, eseguire e controllare complessi processi aziendali che gestiscono il flusso delle operazioni da eseguire in base alle regole definite attraverso un evoluto strumento grafico.

extended document server

Consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. 

firma digitale

Consente di apporre ai documenti elettronici la firma digitale mediante appositi dispositivi (lettori e smart card)



conservazione sostitutiva

Consente di equiparare , sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette all'azienda di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.



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